Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию


Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.). Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

Протокол, как правило, относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.

Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13, определено, что порядок подготовки и издания протоколов, решений и постановлений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь наряду с председателем коллегиального органа несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в т.ч. стенографических, или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

По способу записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными; по полноте освещения хода заседания - полными, краткими и сокращенными.

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации в целом. Краткие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко рекомендуется протоколировать также оперативные совещания.

В стремлении к сокращению документооборота, в т.ч. за счет уменьшения физического объема документов, в некоторых организациях вовсе отказываются от составления полных протоколов, заменяя их протоколами краткой или сокращенной формы. Это влечет за собой ряд негативных тенденций: во-первых, исчезает документальная гласность; во-вторых, обедняется информация для принятия управленческих решений; в-третьих, исчезает один из массовых источников, без которого трудно судить о правильности принятого конкретного решения или определить, как в нем отражено коллективное мнение, как оно сказалось на конечном результате. В связи с этим при выборе формы протокола необходимо определить значимость протоколируемого мероприятия, юридические последствия принимаемых решений, а также учесть другие факторы, влияющие на процессы документообразования.

При составлении протокола должна быть обеспечена его юридическая полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и достоверностью изложенной информации.

Реквизитами протокола являются:

- наименование органа (организации), от имени которого составляется документ;

- название вида документа (ПРОТОКОЛ);

- дата;

- регистрационный индекс;

- место составления;

- заголовок;

- текст;

- подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Протоколы оформляют на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4.

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа.

Пример

Заседание (совещание, собрание) состоялось 1 сентября 2007 г., следовательно, дата протокола независимо от даты его оформления будет указана следующим образом: 01.09.2008.

Проставляется дата председателем или секретарем коллегиального органа (совещания).

Регистрационным индексом протокола является порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года (№ 1, № 2, № 3 и т.д.). Протоколы в организации регистрируются отдельно по видам. Например, отдельно регистрируются протоколы заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии, протоколы совещаний у руководителя организации и др. Протокол совместного заседания имеет составной индекс, включающий порядковые номера, присвоенные ему в организациях, принимавших участие в работе совещания (например, № 6/14).

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (в случае если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему), если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «чего?».

Пример

«совещания председателей профсоюзных комитетов государственных архивов»;

«заседания экспертно-методической комиссии о проекте «Инструкции по делопроизводству».

Текст протокола делится на две части: вводную и основную.

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, перечисляются все присутствовавшие на заседании. В случае если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке «Приглашенные». Фамилии присутствовавших и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

Пример

Председатель - В.И.Лашкевич Секретарь - В.П.Крюкова Присутствовали: О.В.Бурков, А.Е.Забродский, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, И.И.Янушевич Приглашенные: главный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь С.К.Гулько, консультант отдела делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь В.С.Данильченко

При превышении количества членов коллегиального органа (совещания) более 15 человек в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках - «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается». Если приглашенных более 10 человек, то их список составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в документе делается соответствующая отметка («список прилагается»).

Пример

Председатель - В.И.Лашкевич Секретарь - В.П.Крюкова Присутствовали: 44 человека (регистрационный лист прилагается) Приглашенные: 16 человек (список прилагается)

На расширенных заседаниях и собраниях (нет постоянно действующего коллегиального органа) участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: «Присутствовали - 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в строке «Присутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня в предложном падеже перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению. После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже). Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется.

Пример

Повестка дня:

О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.

Сообщение заведующего отделом документоведения Н.А.Калининой.

Если на заседание выносится два вопроса или более, то они нумеруются арабскими цифрами.

Пример

Повестка дня:

1. О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.

Сообщение заведующего отделом документоведения Н.А.Калининой.

2. О ходе разработки биографического справочника «Архивисты Беларуси».

Сообщение ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Шунейко.

Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами без абзацного отступа, после них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого лица без местоимения «я», исключаются слова: «так сказать», «значит» и т.д. В тексте выступления каждая новая мысль оформляется с красной строки.

В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст доклада прилагается».

Номер вопроса повестки дня указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ».

Пример

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом «СЛУШАЛИ» цифра «1» не ставится).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения и оформления текста аналогичны разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст выступления прилагается».

В раздел «ВЫСТУПИЛИ» кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы выступивших.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», «одобрить» и т.д.) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок исполнения (срок исполнения рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).

Если в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу. Если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающая два решения, будет оформлена следующим образом.

Пример

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. …

2.2. …

Текст постановляющей части не делится на пункты и не нумеруется, если по вопросу повестки дня принимается одно решение независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Например, если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающему одно решение, будет оформлена следующим образом.

Пример

ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить отчет о научно-исследовательской работе института за 2007 г.

Если в повестку дня включен только один вопрос, то принимаемые по нему решения (пункты) в постановляющей части протокола нумеруются одной цифрой.

Пример

ПОСТАНОВИЛИ:

1. …

2. …

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или их отдельных пунктов.

Текст протокола краткой формы изложения строится по схеме: «СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текстов выступлений. Эти слова печатают прописными буквами, после них ставится двоеточие. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующее указание.

Пример

РЕШИЛИ:

Одобрить прилагаемый проект Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь и направить его на согласование в облисполкомы.

Поскольку протокол является документом, который образуется в деятельности коллегиальных органов и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя лицами. В подписи указываются не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа (председатель и секретарь).

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, а в наиболее важных случаях - постановлений и решений. В организациях, действующих по принципу единоначалия, протоколы в ряде случаев подлежат утверждению руководителем организации, наиболее важные принятые решения проводятся в жизнь приказами.

Примеры оформления протоколов полной, сокращенной и краткой форм приведены в приложениях 1-3 к данному материалу.

29.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение 1

Пример оформления протокола полной формы
Государственный герб
Республики Беларусь
Дэпартамент па архiвах
i справаводству
Мiнiстэрства юстыцыi
Рэспублiкi Беларусь
Установа «Беларускi
навукова-даследчы iнстытут
дакументазнаўства i архiўнай
справы»
(БелНДIДАС)
ПРАТАКОЛ
03.09.2008 № 7
г.Мiнск Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Учреждение «Белорусский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного
дела»
(БелНИИДАД)
ПРОТОКОЛ
г.Минск


заседания Ученого
совета

Председатель - С.Н.Литовченко
Секретарь - В.С.Мацкевич
Присутствовали - 22 человека (список прилагается).
Повестка дня:

1. О ходе работы над темой «Методические рекомендации по изданию исторических документов».

Информация зав. отделом археографии А.В.Сергеля.

2. О соответствии автоматизированной системы контроля за состоянием делопроизводства и учета документов в ведомственных архивах рабочей документации и техническому заданию.

Сообщение главного научного сотрудника отдела информационных технологий С.М.Лившица.
1. СЛУШАЛИ:

Сергеля А.В. - Согласно плану работы отдела археографии исполнителем темы является старший научный сотрудник Т.В.Соколова. Автором проделана большая работа, подготовлен рабочий проект Методических рекомендаций, который был направлен на рецензирование заинтересованным организациям. Как показывает анализ рецензий, рукопись требует серьезной доработки.
ВЫСТУПИЛИ:

Белько г.Л. - Как Вы относитесь к идее создания творческого коллектива по доработке рукописи?

Сергель А.В. - Положительно. Практика показала, что одному сотруднику подготовить Методические рекомендации крайне сложно.

Супонев П.М. - Поддерживаю предложение о создании творческого коллектива. Считаю целесообразным включить в него старших научных сотрудников отдела археографии Д.С.Немцова, В.А.Курочкина, ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Онищика.
РЕШИЛИ:

1.1. Информацию Сергеля А.В. о ходе работы над темой «Методические рекомендации по изданию исторических документов» принять к сведению.

1.2. Создать творческий коллектив по доработке рукописи. Руководителем творческого коллектива назначить ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Онищика.

1.3. Ведущему научному сотруднику отдела архивоведения М.Ф.Онищику представить на утверждение директору института предложения по составу творческого коллектива.

Срок представления - 15.09.2008.

1.4. Представить окончательный вариант работы «Методические рекомендации по изданию исторических документов» на обсуждение Ученого совета.

Срок представления - 01.12.2008.
2. СЛУШАЛИ:

Лившица С.М. - Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:

Литовченко С.Н. - Предложенный проект имеет важное значение для архивной отрасли и Республики Беларусь в целом. Реализация проекта позволит вывести на качественно новый уровень учет документов Национального архивного фонда и получить значительную экономию временных и материальных ресурсов при выполнении соответствующих видов работ.
РЕШИЛИ:

2.1. Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию.

2.2. Рекомендовать «АСУ - Учет документов» для сдачи в промышленную эксплуатацию и использования в государственных архивах Республики Беларусь.


Председатель
Секретарь
Подпись
Подпись
С.Н.Литовченко
В.С.Мацкевич

Приложение 2

Пример оформления протокола сокращенной формы
Государственный герб
Республики Беларусь
Дэпартамент па архiвах
i справаводству
Мiнiстэрства юстыцыi
Рэспублiкi Беларусь
Установа «Беларускi
навукова-даследчы iнстытут
дакументазнаўства i архiўнай
справы»
(БелНДIДАС)
ПРАТАКОЛ
03.09.2008 № 7
г. Мiнск Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Учреждение «Белорусский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного
дела»
(БелНИИДАД)
ПРОТОКОЛ
г.Минск


заседания Ученого
совета

Председатель - С.Н.Литовченко
Секретарь - В.С.Мацкевич
Присутствовали - 22 человека (список прилагается).
Повестка дня:

1. О ходе работы над темой «Правила издания исторических документов в Беларуси».

Информация зав. отделом археографии А.В.Сергеля.

(Белько г.Л., Сергель А.В., Супонев П.М.)
РЕШИЛИ:

1.1. Информацию Сергеля А.В. о ходе работы над темой «Методические рекомендации по изданию исторических документов» принять к сведению.

1.2. Создать творческий коллектив по доработке рукописи. Руководителем творческого коллектива назначить ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Онищика.

1.3. Ведущему научному сотруднику отдела архивоведения М.Ф.Онищику представить на утверждение директору института предложения по составу творческого коллектива.

Срок представления - 15.09.2008.

1.4. Представить окончательный вариант работы «Методические рекомендации по изданию исторических документов» на обсуждение Ученого совета.

Срок представления - 01.12.2008.

2. О соответствии автоматизированной системы контроля за состоянием делопроизводства и учета документов в ведомственных архивах рабочей документации и техническому заданию.

Сообщение главного научного сотрудника отдела информационных технологий С.М.Лившица.

(Литовченко С.Н.)
РЕШИЛИ:

2.1. Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию.

2.2. Рекомендовать «АСУ - Учет документов» для сдачи в промышленную эксплуатацию и использования в государственных архивах Республики Беларусь.

Председатель
Секретарь Подпись
Подпись
С.Н.Литовченко
В.С.Мацкевич

Приложение 3

Пример оформления протокола краткой формы
Государственный герб
Республики Беларусь
Дэпартамент па архiвах
i справаводству
Мiнiстэрства юстыцыi
Рэспублiкi Беларусь
Установа «Беларускi
навукова-даследчы iнстытут
дакументазнаўства i архiўнай
справы»
(БелНДIДАС)
ПРАТАКОЛ
03.09.2008 № 7
г. Мiнск Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Учреждение «Белорусский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного
дела»
(БелНИИДАД)
ПРОТОКОЛ
г.Минск


заседания Ученого
совета

Председатель - С.Н.Литовченко
Секретарь - В.С.Мацкевич
Присутствовали - 22 человека (список прилагается).
СЛУШАЛИ (Повестка дня):

1. О ходе работы над темой «Методические рекомендации по изданию исторических документов».

2. О соответствии автоматизированной системы контроля за состоянием делопроизводства и учета документов в ведомственных архивах рабочей документации и техническому заданию.
РЕШИЛИ:

1.1. Информацию Сергеля А.В. о ходе работы над темой «Методические рекомендации по изданию исторических документов» принять к сведению.

1.2. Создать творческий коллектив по доработке рукописи. Руководителем творческого коллектива назначить ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Онищика.

1.3. Ведущему научному сотруднику отдела архивоведения М.Ф.Онищику представить на утверждение директору предложения по составу творческого коллектива.

Срок представления - 15.09.2008.

1.4. Представить окончательный вариант работы «Методические рекомендации по изданию исторических документов» на обсуждение Ученого совета.

Срок представления - 01.12.2008.

2.1. Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию.

2.2. Рекомендовать «АСУ - Учет документов» для сдачи в промышленную эксплуатацию и использования в государственных архивах Республики Беларусь.

Председатель
Секретарь Подпись
Подпись
С.Н.Литовченко
В.С.Мацкевич

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие







Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию

Как сделать протокол по общему собранию